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仕事に優先順位を付ける手順。優先度は相手目線で決めるのがスマート
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どうも、たくろーです。
今回は「優先順位は自分の都合で、優先度は相手目線で決めよう」というテーマでお話します。
これまで僕は、だいたい「やることが多岐に渡る仕事」をしてきました。
例えばアパレル業界でエリアマネージャーとして働いて、同時に複数店舗の何十人ものスタッフをマネジメントしつつ、そのうちの一つの店舗で店長を兼任していたことがあります。
現在はメディアの編集長という立場で働きつつ、プライベートでもサイト運営やwebライティングの講師として幅広くお仕事させてもらってます。
そんな風に仕事をしていると、やっぱり優先順位を付けないとパンクします。逆に言えば、優先順位さえつければメンタルは非常に落ち着きます。
そして「マルチタスクが苦手」と自称する人は、だいたい優先順位を付けてないだけなんですね。
たくろー マルチタスクって言っても同時に進めるわけじゃなく、順序よくやるだけですからね。
「仕事が多くてしんどいなー」ってときはメンタル的な部分も大きいと思いますので、今回解説する手順さえ理解すれば改善されると思いますよ。
というわけで、仕事における優先順位の付け方を、「優先度」の話も交えて解説していきます。
目次
優先順位とは？優先度をもとに仕事の順番を決めよう
「優先順位」とは、取り組む順番のことです。
仕事においては優先順位を決めておかなければ、今なにをやれば良くて、今日何を終わらせなきゃいけないのかわかりません。
その状態で働いてると、そのうち頭がパンクします。
たくろー 「あー忙しいなーやだなー」って状態は、だいたい優先順位をつけて明確なスケジュールを決めれば解決できる問題かなと思います。
で、優先順位と似た言葉に「優先度」というものがあります。
- 優先順位：取り組む順番
- 優先度：優先順位を決める根拠になるランク付け
こんな違いですね。
例えば来週の月曜日までに仕上げれば良い「書類A」と、明日までに仕上げなきゃいけない「書類B」があれば、だいたい「書類B」の方が優先度が高くなりますよね。（書類の難易度にもよりますが）
そうなると優先順位としては「書類Bが1位、書類Aが2位」になります。
その上で、まずは今日中に「書類B」を終わらせて、明日から「書類A」に取り掛かる、というスケジュールが立つという流れです。
まず優先度があり、それを元に優先順位をつけ、それをスケジュールに落とし込むと。それが仕事の基本の流れですね。
「優先順位」は自分都合で、「優先度」は相手目線で決めよう
そして「優先度」は、納期や重要度などで総合的に判断して設定します。
その「重要度」には、大体は同僚や顧客など他社の都合が関わってきます。つまり「相手目線」で優先度を設定するのが大切ということですね。
例えば
- 「書類A」：用意しないと他の人の仕事が進まなくて、期日は5日後
- 「書類B」：自分で完結する仕事で、期日は3日後
こんな仕事があったとして、例えばどちらも3時間で仕上げられるなら「書類A」の優先度を上げて先に済ませてしまった方が、他の人の仕事が捗りますよね。（もちろんスケジュールにもよりますが）
そんな風に総合的に判断して、自分がスマートに仕事をこなせるように優先順位を付け、最終的に具体的なスケジュールに整理します。
こんな違いがあるので、基本的には「優先度は相手目線」「優先順位は自分都合」で決めると良いでしょう。
ちゃんと優先順位を付けて仕事するメリット
じゃあ仕事に優先順位をつけてどんな良いことがあるのかというと、やっぱり「メンタルが楽になる」というのが一番です。
人間は「何をいつまでにやればいいのか分からない」状態だと、かなりパニックになります。それを避けるために優先順位を付けます。
ここでは、仕事に優先順位を付けるメリットを3つに整理してお伝えしておきます。
「あとはやるだけ」になるから仕事が捗る
優先順位を付けることで、余計なことを考えずにその仕事に集中できます。
「次は何やればいいんだろう」とか「あれ？あの仕事って納期いつだっけ？」とかそんなことがふと頭に浮かんでモヤモヤすることがなくなるから、心穏やかに仕事をこなせるんですよね。
「マルチタスクが苦手」って言ってる人はこの状態になってるだけなので、順序よくやればOKです。
優先順位をつければ、とにかく仕事が捗ります。
定時で気持ちよく帰れる
優先順位を付けて「その日やること」をはっきりさせておけば、定時で気持ちよく帰れます。
「もうちょっと仕事しておいた方がいいかな……」とか「こんな早く帰って大丈夫かな」みたいな謎の社畜根性も、その日やることがはっきりしてれば出てきません。
優先順位を付けて、その日にやる仕事さえ終わらせれば気持ちよく帰れますよ。
作業内容が可視化されるから、仕事量を調整しやすい
抱える仕事の量も、優先順位を付けさえすれば全体像が可視化されて調整しやすくなります。
ただただ上司に「仕事多いから減らしてください」っていうのではなく「こういうスケジュールになってるからリソースありません」って具体的な仕事量をもとに言えた方が説得力ありますよね。
それもこれも、まずは仕事に優先順位を付けることからです。
【4STEP】仕事に優先順位を付ける手順
では、仕事に優先順位を付ける具体的な手順をお伝えします。
ちなみにこの作業は、職種や立場によって適切な頻度も変わります。毎朝優先順位を整理し直す人もいれば、週頭に1週間分をやって黙々とこなしていく人だっていますからね。
自分が最も仕事をこなしやすい頻度で、優先順位を整理していきましょう。
- STEP1. 今ある仕事を全部書き出す
- STEP2. 全部の仕事に優先度をつける
- STEP3. 優先度を元に優先順位を付ける
- STEP4. 作業時間を見積もりつつスケジュールに入れていく
STEP1. 今ある仕事を全部書き出す
まずは思いつく限りの仕事を書き出しましょう。
手書きでもスマホのメモアプリでもGoogleスプレッドシートでも何でもOKです。その仕事の横には優先度をメモしていきますので、左右どちらかは開けておいて下さい。
それがどれだけ細かいものでも、とにかく全部書き出しましょう。
STEP2. 全部の仕事に優先度をつける
次に、書き出した仕事に優先度を付けていきます。
全ての仕事に「具体的な期日」を書いた上で、
- 相手がいる仕事は「高」
- 相手がいない仕事は「中」
- 自分がただやりたい仕事は「低」
この手順で整理します。「相手目線」を優先する感じですね。
期日に関しては、どんな細かい仕事でも設定しましょう。自分で分からなければ、上司に聞いて設定してもらって下さい。（納期不明の仕事は、一番ヤバいです）
STEP3. 優先度を元に優先順位を付ける
次に、優先順位を付けていきます。
まずは期日が早い順番に並べ直します。そして期日が被れば「より優先度が高い仕事」の優先順位を上げましょう。
基本的には、この順番で仕事をこなしていくことになります。
STEP4. 作業時間を見積もりつつスケジュールに入れていく
最後に、自分のスケジュールに当て込んでいきます。
もちろん仕事によって、1時間かかるものもあれば、8時間かかるものもあれば、毎日少しずつ手をつける必要があるようなタイプのものもあります。
作業時間はこれまでの経験から概算で見積もって、実際やってみて違ったらその都度スケジュールを調整していきます。
そんな風にパズルのようにスケジュールを埋めていけば完成です。あとはその通りに仕事をこなしていくだけですね。
仕事に優先順位を付けて解決できること
最後に、こんな風に仕事に優先順位を付けることで解決できる具体的なシチュエーションをお伝えしておきます。
「仕事行きたくない」と思うときとか「なんかもう疲れた……」みたいなときは、優先順位を付けることである程度解消できると思いますよ。
いつも納期に追われてミスが多い人は、確認する時間を作れる
「ミスが多い」という状況は、やはり確認する時間を取らないのが原因であることが多いのです。
そんな人は、各仕事の後に「チェックの時間」を必ず設定しましょう。
それもスケジュールに入れてしまえば「今の時間はじっくりチェックして良い時間だ」と認識でき、落ち着いてミスを探せます。
ミスはどこまでいっても「確認もれ」ですので、少しでも防げると良いですね。
「なぜか自分だけ忙しい」と感じてた人は、穏やかな毎日を過ごせるようになる
「なぜだか分からないけど忙しい」と慌ただしい毎日を送っている人は、優先順位を明確につけることで心穏やかに過ごせます。
結局のところ「よく分からんけど忙しい」っていうのは、「あれもこれもやらないといけない」と脳がパニックになってる状態です。
でも「やること」が順番に並んでさえいれば、基本的にそんなことにはならないんですよね。
仕事を順番に並べた上で明らかに時間が足りないなら調整すれば良い話ですし、まずは優先順位つけましょう。
無駄に仕事を抱え込んでいた人は、堂々と仕事を断れるようになる
「良いですよ」「やっときますね」とノータイムで仕事を引き受けてパンクしてしまう人っています。
そんな人は、自分の仕事を定期的に整理して優先順位をつけておくことで、できることとできないことが明確にジャッジできるようになります。
できるなら受ければいいし、難しければ断れば良いのです。「なんで無理なの？」と言われたら、スケジュールを見せればOKですね。
堂々と仕事を断るには、やはり優先順位を付けておくことが大切です。
仕事は優先順位をつければ快適になる
とにかく優先順位をつけて仕事をするだけで、心穏やかに社会人生活を送れます。
ただがむしゃらに働くだけでなく、まずは今から10分くらい計画を立てる時間をとってみてください。その10分で、これからの1日や1週間がずいぶん楽になると思いますよ。
では、できるだけスマートに働いていきましょう。
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