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上司に質問するときの3つのポイント。「解決」を目的にすればOK【メール文例あり】

上司に質問するときの3つのポイント。「解決」を目的にすればOK【メール文例あり】

どうも、たくろーです。

「上司に質問したら、よくわからない答えが返ってきた……もう帰りたい……」

「上司にメールで質問したいけど、なんて書けばいいか悩んで2時間過ぎた……」

こんな困った状態のあなたに、職場の上司に喜ばれる質問の仕方を解説します。

僕は前職ではアパレル業界でエリアマネージャーを、今の仕事ではwebディレクターのような仕事をしているので、それなりに質問を受けることも多い立場なんですよ。

そんな上司の立場としては「なにを質問したいのか」じゃなくて「何を解決したいのか」という視点で聞いてきてくれるとすごく助かります。

たくろー
たくろー
あと、できるだけ気軽に。

例えばあんまり緊張して質問されると「なんか俺、悪いことしたかな……」と思ってしまったり、よくわからない質問が多かったらめんどくさくなったり……と、上司には上司なりの悩みがあるんですよね。

そんな感じで「質問テクニック」は働くうえでとても大切なことです。自分の頭の整理も必要ですし、相手目線で考えてみることも大切だからですね。

しかし本質的な質問ができれば上司とのMTG、営業、雑談、どんなときでも役に立ちますので、ぜひ上手く質問するスキルを身に着けておきましょう。

この記事では「上司に喜ばれる質問の仕方」という話を軸に、正しい質問の流れ、質問の具体例やメール文例まで解説していきます。

上司に質問するときの3つのポイント。「解決したいこと」を明確に

上司に質問するときの3つのポイント。「解決したいこと」を明確に

「質問しても、イマイチ要領をえない答えが返ってくるんだよな……」

なんてケースを経験したことがあると思いますが、これはだいたい上司に「何が聞きたいかわからない」と思われているのが原因です。

まずは頭の中を整理して、「その質問や相談で解決したいこと」をできるだけ具体的に伝えるのが根本的なコツですね。

例えば「備品の注文」について聞きたいとき。

  • 選んではみたものの自信がないから確認してほしい
  • どう選べばいいかわからない
  • そもそも何をどうすればいいかわからない

今考えただけでも上記の3つのシチュエーションが考えられますが、それぞれ質問すべきポイントが変わってきます。

この「質問したいポイント」があやふやなままだと、お互いの話が食い違って不幸なやり取りなるんですよね……。

たくろー
たくろー
そしてこれは、上司と部下が上手くいかなくなる原因のランキングトップ10に入ります(個人的感想)

質問と回答がかみ合わなくて、どんどん喋りにくくなるシチュエーションですね。

こういうすれ違いは避けたいところですので、まずは質問するときに押さえておくべき3つのポイントを知っておいて下さい。

1. 結論ファーストで伝えるのが基本

「その質問で何を解決したいのか」がわかるように伝えることがもっとも大切です。そのためには、まずは結論から伝えましょう。

その「解決したいこと」が結論になりますので、基本的には「〇〇の件で△△したいのですが、どうすれば良いでしょうか?というのも――」という話の流れですね。

「結局なにが聞きたいの?」って思われるのが一番グサっとくると思いますが、これは結論が明確じゃないことで起こります。

とにかく「何を解決したいのか」を始めに伝えることから始めましょう。

2. 質問のタイプを整理して考えよう

質問には3つのタイプがあります。「確認・相談・丸投げ」ですね。

まず確認は「最後まで終わらせて、多分あってると思うけど念のため見て欲しい」というタイプの質問です。

相談は「決めきれないから、判断基準を教えて欲しい(判断してほしい)」という質問。

そして丸投げは「何がなんやらわからないから、1から教えて欲しい」というタイプですね。

「自分が今聞きたいことが3つのタイプのうちどれなんだろう?」と考えることで、自然と聞く内容も整理できてくるでしょう。

次の章では、この3つのタイプにわけた質問の具体例も解説していきますね。

3. タイトルをつけれるくらいシンプルな質問にしよう

そして質問は、とにかくシンプルなのが一番です。

文章も同じですが、長ければ長いほどわけがわからなくなって「結局なにが言いたいのか」という本質が隠れてしまうんですよね。

ですので、例えばメールで送るように「〇〇の件について」とタイトルがつけれるくらい聞きたいことを絞りましょう。

その質問を一言で表せるタイトルが付けられないなら「自分が本当に解決したいこと」が自分でもわかっていないかもしれませんので、もっと絞った方がいいですね。

上司に質問する正しい流れと、3つの具体例

上司に質問する正しい流れと、3つの具体例

繰り返しますが、質問するときにまず考える事は「何を聞くか?」ではありません。「何を解決したいか?」です。

実は意外と忘れがちで、わからないときに焦って質問すると聞きたいことが先走って「結局何が言いたいのかわからない」みたいな状況になり、ため息をつかれます。

というわけで、準備して、タイミングよく、わかりやすいように聞けると良いですね。

まずは「質問の流れ」を理解したうえで、前章でもお伝えした3つのタイプに分けて具体例を見ていきましょう。

まずは準備が大切。質問の流れを理解しよう

  • STEP1
    準備

    質問の成否は、準備にかかっているといっても過言ではありません。慣れないうちは台本を作っても良いくらいです。

    • 解決したいことを整理する
    • 質問の種類を整理する
    • タイトルをつける

    まずは「具体的になにを解決したいのか?」のゴールをハッキリさせ、それが「確認・相談・丸投げ」の3つの内どれだろう?と考えながら質問を整理したうえで「〇〇の件」と要件ファーストで話せるようなタイトルを考えます。

  • STEP2
    導入

    さきほど考えたタイトルを使って、要件ファーストで伝えましょう。忙しければ「あとで」になるかもですし、空いていれば答えてくれます。

    タイミングは基本的にはいつでも良いでしょう。

    上司が超忙しそうでも「あなたからそう見えているだけ」かもしれませんし、あなたの案件の優先順位が思いのほか高い可能性もあります。

    その辺りを自分で判断できるレベルになるまでは、まずはタイミングなんて気にせず要件ファーストで切り出して、答えをもらうタイミングの判断は上司に委ねましょう。

  • STEP3
    メモ・復唱
    当然ですが、メモを取りながら、大事なところは復唱しながら聞きましょう。
  • STEP4
    お礼
    これも当然ですが、最後は「ありがとうございます」ですね。

「確認」の質問の具体例を知ろう

確認の質問の主旨は「これで合っているか確認してほしい」という内容です。

例えば一度教えてもらったことや、考えた上で多分合ってるけど自信がなくなったときですね。

つまりこのときに解決したいことは、「自分のもってる答えが合っているか不安だという悩み」です。自分の持っている答えと、考える筋道がズレていないか確認してもらいましょう。

例えば「備品購入の件」で聞きたい事があるときの具体例を見ていきます。

備品購入の件ですが、今お聞きして宜しいですか?
いいよ
候補が3つありまして、この中でA社にしようと思うのですが、宜しいでしょうか。
いいと思うけど、なんでAにしたの?
価格帯は全て同じでしたので、こんなポイントで比較して、Aが一番良いと判断しました。
なるほど。じゃあそれでお願い
ありがとうございます!

「相談」の質問の具体例を知ろう

「いくつか選択肢が思い浮かんでいるけど、どれが正解かわからない」こんなときありますよね。

このとき解決したいことの本質は、「選び方がわからないという悩み」です。

上司に選んでもらうだけでも良いのですが、その選ぶ基準や考え方の軸を自分が身に着けられれば、次から聞かなくてよくなるわけですね。

答えを聞くのももちろんですが、できれば選び方も教えてもらいましょう。

また「備品購入」を例にあげて、質問の具体例を見ていきます。

備品購入の件ですが、今お聞きして宜しいですか?
いいよ
候補が3つありまして、どの基準で選べばいいかわからなくなってしまいまして…
どれどれ、あーじゃあこれは、Aにしよう
ありがとうございます。どう判断すれば良かったのでしょうか?
このポイントで比較して選んだらいいね
このポイントですね。ありがとうございます!勉強になりました!

「丸投げ」の質問の具体例を知ろう

「何からどう着手すればいいかわからない。選択肢すら見えてこない……。」

こんなときは、最低限「仕事のスタートとゴール」を教えてもらいましょう。

例えば書類なら、「その書類の用途」「使うフォーマット」「必要な要素」「完成図」とかですね。話を聞き逃してた可能性もあるので、別に悪くないと思っていても謝っておいたほうが良いかもしれないケースです。

備品購入の件ですが、今お聞きして宜しいですか?
いいよ
すみません、選び方や注文方法がわからなくなってしまいまして、もう一度教えて頂いてよろしいですか?
あーじゃあこういうポイントで、ここを比較して選んでもらって、注文方法は前やってた〇〇さんに聞いてくれる?
このポイントですね。ありがとうございます!あとは〇〇さんに教えていただきます。

上司にメールで上手く質問する方法

上司にメールで質問するときの方法

次に、上司にメールで質問する方法もお伝えしておきます。

とにかく必要なのは「何を返信してもらえばいいのか」を分かりやすく伝えることです。上司は忙しいので、サラっと読むだけでわかる構成になってるのが一番いいんですよね。

ポイントは下記の通り。

  • 解決したいことを一番上と一番下に繰り返し書く
  • タイトルは「お疲れ様です」などではなく、要件を簡潔にいれる。
  • なぜその質問に至ったか、自分が考えたことを簡潔にいれる
  • 自分の考えだけでなく「事実情報」も記載する

とにかく解決したい主題を上下に置いて、判断してもらうために必要な情報を間に挟む感じですね。

相手にとって読みやすく、サラっと見ただけで何を聞きたいのかわかるのが理想です。

上司への質問メールの文例

具体例として、「以前から上司と話をしていた求人掲載の話を進めたい場合の相談メール」を作ってみました。

A社で進めたいと思うけど大丈夫かな?と相談したいときの文面です。

タイトル:求人掲載の件でご相談です。

本文:〇〇課長

お疲れ様です。

先日より進めておりました、経理スタッフの求人掲載の件です。

A社とB社から見積もりが出ました。価格ベースでは、A社は8週掲載で100万円、B社は8週掲載で80万円です。

掲載内容で比較した結果A社が宜しいかと存じますが、ご判断頂けますでしょうか。

詳細は以下に記載致します。

A社
8週掲載で100万円
最上位プランで、定価300万円からの値下げ。PRページと求人ページがあり、社内の撮影やインタビュー掲載付きの価格。スカウトDM300通付き。

B社
8週掲載で80万円
上から2番目のプランで、250万円からの値下げ。写真は用意する必要があり、1ページ構成。スカウトDM500通付き。

今回の募集は経理スタッフで仕事内容も具体的であるため、スカウトよりも掲載順位やビジュアルで目立たせたほうが応募に繋がるのではと考えました。オフィス職ですから、会社の撮影が入るのも効果的と思います。

以上、A社で進める方向が宜しいかと存じますが、如何でしょうか。

ご確認の程、宜しくお願い致します。

署名

こんな感じでしょうか。

ありがちなミスとして、「自分の考え」だけを記載して「事実」が書かれていないケースがあります。相手目線で、どんな情報を知りたいか?を考えて完結に記載しましょう。

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上司に喜ばれるような質問をするコツ

上司に喜ばれるような質問をするコツ

ここまでにお伝えしてきたのは、あくまで自分が最低限気を付けること。さらに質問する相手である上司のことも考えられると、より喜ばれる確率はあがります。

ちょっと気を付けるだけで上司から喜ばれる、「質問のコツ」をお伝えしておきますね。

ポイントは「気軽に」と「要件ファースト」です。

気軽に話してくれると一番いい

質問は気軽にしましょう。

上司だって人間です。こちらが身構えて話しかけると向こうも身構えてしまいますので、その時点で「なんか嫌だな…」と思われてしまうとコミュニケーションが円滑に進みません。

つまり「ゴホン、ゴホン、オ、オ時間ヨロシイデショウカ…」みたいなのはダメです。

「すみません、ちょっと〇〇の件でお聞きしていいですか?」くらいのテンションでいきましょう。(言葉遣いは職場の空気に合わせて下さい。)

「なかなか気軽に聞けない…」という人は、ちょっと言い方あれですが「自信が無い」のが理由です。

「この質問は的を得ているんだろうか」「見当はずれの事を聞いてたらどうしよう」こんな意識があるから気軽に聞けないので、やはり「解決したいこと」を明確に。

今回お伝えしたようにきちんと準備して、聞きたいことを明確にしたうえで聞けばOKです。誰も嫌な顔はしませんし、むしろ評価上がりますよ。

声をかけるときにも結論がほしい

今から自分が何を喋りだすのか」を第一声で伝えるべきです。

要件を伝えずに「お時間いただけますか?」と切り出すのは、相手にストレスを与えて無駄に身構えさせる可能性があるので避けたほうがいいですね。

これをやっていいのは、その場では話せないような議題のときだけです。つまり、こんなこと言われると自然に「なんか深刻な問題なのか…?」と身構えるワケです。

これは電話でもありますよね。電話とってすぐに「いま宜しいでしょうか?」って言われても、要件の中身がわからないと「ダメ」とも「良い」とも言えないので、その質問自体が無駄です。

「〇〇の件ですが、今宜しいでしょうか?」って聞いてくれると上司はめっちゃ嬉しいです。あるいは「急ぎじゃないんですが、今大丈夫ですか?」とか。

これは、「あなたの時間を無駄に奪う気はないよ」というメッセージでもあります。

相手の事を考えるなら、要件ファーストで伝えましょう。

上司に質問するときは、解決したいことを明確に

基本的には、とにかく「何を解決したいのか」を明確にしたうえで聞けば問題ありません。相手の時間を無駄に奪わないように、整理してから質問しましょう。

あとこちらが身構えていると上司だって緊張しますので、慣れないうちは聞くための準備を綿密にして気軽に喋れると良いですね。

「え…大変なんだけど…」と思うかもしれませんが、慣れれば別に考えなくてもできるようになります。

というわけで、良い感じで質問できるようになってストレスフリーで仕事していきましょう。

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「ブロガー・Webライター」と「企業オウンドメディアの編集長(兼カメラマン)」の二足のワラジを履くパラレルワーカー。人事・労務関連のキャリアが豊富。北海道に移住。趣味は筋トレダイエット。妻とwebマーケティングが好き。SEO対策・webライティング・メディア運営が得意領域。下記URLより詳しいプロフィールもご覧ください。
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